Keskeiset huomiot
Lukuaika: 6 minuuttia. Säännölliset, valokuvilla tuetut siivousauditoinnit pitävät standardit yhdenmukaisina ja antavat asiakkaille todisteen työn tekemisestä.
- Suurin osa siivousvalituksista johtuu pienistä huomaamatta jääneistä puutteista: tyhjä saippua-annostelija, pöly listalla, tyhjentämättä jäänyt roskakori.
- Oven takana oleva kuittauslista todistaa, että joku kävi paikalla, ei sitä, että työ tehtiin oikein.
- Hyvä auditointi kattaa kaikki tilatyypit, käyttää yksinkertaista hyväksytty/hylätty-pisteytystä ja merkitsee kriittiset kohteet, kuten wc-tilat.
- Jokaisesta hylätystä kohteesta tarvitaan valokuva, vastuuhenkilö ja määräaika, ja korjauksen jälkeen toinen valokuva.
Siivous on palvelu, jonka ihmiset huomaavat vasta, kun jokin menee pieleen. Asiakas astuu wc-tilaan, jossa ei ole käsipaperia, huomaa pölyä neuvotteluhuoneen pöydällä tai täyden roskakorin keittiön vieressä, ja yhtäkkiä koko sopimus tuntuu epävarmalta.
Tiimit, jotka pitävät asiakkaansa vuosia, eivät ole niitä, jotka eivät koskaan missaa mitään. Ne ovat niitä, jotka löytävät puutteet ensin. Tämä opas käsittelee, miten suoritat siivouksen laatuauditoinnin, joka todella toimii: mitä tarkastaa, miten pisteyttää ja miten muuttaa hylätyt tarkastukset todennettavissa oleviksi uudelleensiivouksiksi. Mukana on myös ilmainen siivousauditoinnin tarkistuslista (PDF) jonka voit tulostaa tai mukauttaa.
Miksi siivouksen laatu heikkenee käyntien välillä
Useimmat siivoustiimit tekevät kovasti töitä. Ongelma on, ettei kukaan näe tulosta ennen kuin asiakas valittaa.
- Kuittauslistat todistavat läsnäolon, eivät laatua. Allekirjoitus wc-tilan lokissa osoittaa, että joku oli paikalla kello 14.00. Se ei osoita, että pesualtaat olivat puhtaat.
- Esimiehet eivät voi olla kaikkialla. Useilla kohteilla ja iltavuoroilla pistokokeita tehdään silloin kun ehditään, eli harvoin.
- Palaute tulee myöhään. Kun asiakas lähettää sähköpostia likaisesta keittiöstä, vuoro on jo päättynyt eikä kukaan muista, mitä tapahtui.
- Pienet puutteet toistuvat. Sama nurkka, sama korkealla oleva pöly, sama tyhjentämättä jäänyt roskakori. Ilman tallenteita toistuvat kuviot pysyvät näkymättöminä.
Lyhyt, säännöllinen auditointi korjaa suurimman osan tästä. Se antaa esimiehille selkeän kuvan jokaisesta kohteesta ja asiakkaille todisteita lupausten sijaan.
Mitä hyvä siivouksen laatuauditointi sisältää kattaa
Siivousauditoinnin tulisi seurata tapaa, jolla ihmiset todella käyttävät rakennusta. Kierrä kohde aina samassa järjestyksessä aloittaen sisäänkäynniltä ja tarkasta jokainen tilatyyppi sopimuksesi määrittelyä vastaan.
- Ensivaikutelma: sisäänkäynti, vastaanotto, hissit ja portaat.
- Työtilat: toimistot, työpöydät, kosketuspinnat ja neuvotteluhuoneet.
- Keittiöt ja taukotilat: työtasot, altaat, laitteet ja lattiat.
- Wc-tilat: alue, jonka perusteella asiakkaat arvioivat sinua eniten, joten käsittele sitä kriittisenä.
- Yksityiskohtatyöt: lasi, korkealla oleva pöly, jalkalistat ja nurkat.
- Kulutustarvikkeet ja turvallisuus: saippua, paperi, roskakorit, kemikaalien säilytys ja liukastumisvaaran varoituskyltit.
Pidä auditointi niin lyhyenä, että sen ehtii tehdä 15–20 minuutissa tyypillisessä kerroksessa. Tunnin kestävä auditointi jää hiljaa tekemättä.
Toimistosiivous auditoinnin tarkistuslista
Käytä tätä lähtökohtana toimisto- ja liikekohteille. Mukauta se jokaiseen sopimukseen ja merkitse asiakkaallesi tärkeimmät kohteet kriittisiksi.
- Sisäänkäynnin matot, ovet ja lasit puhtaat ja tahrattomat
- Vastaanottotiski, istuimet ja hissien sisätilat puhtaat
- Lattiat imuroitu tai moppattu, myös nurkat ja reunat
- Työpöydät ja kosketuspinnat, kuten kahvat ja valokatkaisimet, pyyhitty
- Roskakorit tyhjennetty ja pussit vaihdettu
- Neuvotteluhuoneet järjestetty, pöydät ja näytöt pyyhitty
- Keittiön allas, työtasot ja laitteet puhtaat ja kuivat
- Wc-istuimet, pisuaarit ja pesualtaat puhtaat, ei kalkkia eikä hajua
- Saippua, wc-paperi ja käsipaperit täydennetty
- Peilit, väliseinät ja sisälasit tahrattomat
- Korkealla oleva pöly poistettu ilmanvaihtoaukoista, listoilta ja kaappien päältä
- Siivouskomero siisti ja kemikaalit merkitty ja säilytetty turvallisesti
Majoitus- ja ravintola-, vähittäiskauppa- ja terveydenhuollon kohteissatarkasta lisäksi:
- Asiakastilat palautettu brändistandardin mukaisiksi
- Pukuhuoneet, sovituskopit ja asiakkaiden wc-tilat
- Runsaasti kosketetut pinnat puhdistettu infektiontorjuntarutiinisi mukaisesti
- Perusteellisen siivouksen tehtävät suoritettu aikataulun mukaisesti
Haluatko sen tulostettavana lomakkeena? Lataa ilmainen siivouksen laatuauditoinnin tarkistuslista (PDF).
Aloita tarkastaminen
Katso se toiminnassa siivouskohteissasi
Katso, miten Inspect it toimii siivoustiimeille: mobiiliauditoinnit, valokuvatodisteet, osoitetut uudelleensiivoukset ja asiakkaalle valmiit raportit kaikissa kohteissa.
Näin pisteytät siivousauditoinnin
Pisteytys muuttaa kierroksen viikosta toiseen vertailtavaksi. Pidä se yksinkertaisena, tai kukaan ei luota lukuun.
- Käytä vaihtoehtoja hyväksytty, hylätty tai ei sovellu. Asteikko 1–5 kuulostaa tarkalta, mutta jokainen esimies pisteyttää sen eri tavalla.
- Pisteytä prosentteina. Hyväksytyt kohteet jaettuna tarkastetuilla kohteilla. Ei sovellu -kohteita ei lasketa mukaan.
- Merkitse kriittiset kohteet. Wc-tilojen hygienian, kulutustarvikkeiden ja kemikaalien säilytyksen tulisi yksinään hylätä auditointi kokonaispisteistä riippumatta.
- Sovi tavoite asiakkaan kanssa. Monet sopimukset toimivat noin 85–90 prosentin tasolla, mutta valitse määrittelyysi sopiva luku.
Seuraa pistemäärää kohteittain ja alueittain. Se, että yksi kohde laskee 94 prosentista 81 prosenttiin, kertoo enemmän kuin mikään yksittäinen auditointi.
Hylätystä tarkastuksesta todennettuun uudelleensiivoukseen
Hylätystä kohteesta on hyötyä vain, jos se korjataan. Tallenna jokaisesta puutteesta heti paikan päällä neljä asiaa:
- Valokuva, joka näyttää ongelman
- Tarkka huone tai alue
- Kuka korjaa sen, olipa se vuoron siivooja tai liikkuva tiimi
- Milloin se on tehtävä, esimerkiksi ennen kuin asiakas avaa huomenna
Kun uudelleensiivous on tehty, lisää jälkikuva ja sulje tehtävä. Nyt sinulla on ennen ja jälkeen -tallenne, joka päättää useimmat kiistat ennen kuin ne alkavat.
Samat tallenteet tekevät asiakasraportoinnista helppoa. Kuukausittaisen sähköpostin, jossa kerrotaan kaiken olevan hyvin, sijaan jaa auditointipisteet, suljetut uudelleensiivoukset ja toistuvat ongelmat, joiden parissa työskentelet. Asiakkaat harvoin jättävät urakoitsijaa, joka näyttää heille ongelmien löytyvän ja korjaantuvan.
Siivouksen laatuauditoinnit: usein kysytyt kysymykset
Kuinka usein siivousauditointi tulisi tehdä?
Viikoittain toimii hyvin useimmille liikekohteille, ja lisäksi nopeita päivittäisiä pistokokeita wc-tiloissa ja muilla vilkkaasti liikennöidyillä alueilla. Vilkkaat kohteet, kuten sairaalat, hotellit ja vähittäiskauppa, saattavat tarvita useammin. Sovi tiheys asiakkaan kanssa ja kirjaa se sopimukseen, jotta kaikki tietävät, mitä odottaa.
Kuka siivouksen laatuauditoinnit tulisi suorittaa?
Yleensä esimies tai aluepäällikkö, ei se, joka siivosi alueen. Jotkut asiakkaat tekevät myös omia auditointejaan, ja yhteisauditoinnit muutaman kerran vuodessa ovat hyvä tapa sopia standardeista. Saman tarkistuslistan käyttö kaikissa pitää pisteet vertailukelpoisina.
Mikä on hyvä siivousauditoinnin pistemäärä?
Monet sopimukset tavoittelevat noin 85–90 prosenttia, mutta oikea tavoite riippuu määrittelystäsi ja kohteen tyypistä. Lukua tärkeämpää on kehitys ajan myötä ja sen varmistaminen, etteivät kriittiset kohteet, kuten wc-tilojen hygienia, koskaan hylkäydy.
Voimmeko käyttää olemassa olevia siivouksen tarkistuslistojamme?
Kyllä. Inspect it -ohjelmistossa voit rakentaa nykyisen tarkistuslistasi uudelleen tai muuntaa olemassa olevan PDF- tai Word-lomakkeen digitaaliseksi pohjaksi ja lisätä sitten valokuvat, pisteytyksen ja kriittiset kohteet. Katso, miten se toimii siivoustarkastusohjelmisto.
Miten todistamme siivoustyön asiakkaille?
Valokuvat aika- ja sijaintitiedoin, allekirjoitetut auditoinnit sekä ennen ja jälkeen -tallenteet jokaisesta uudelleensiivouksesta. Säännöllisenä raporttina jaettuna ne näyttävät asiakkaalle, mitä tarkastettiin, mitä löytyi ja kuinka nopeasti se korjattiin. Se on paljon vakuuttavampaa kuin allekirjoitettu kuittauslista.
Aloita yhdestä kohteesta, skaalaa sitten
Kaikkea ei tarvitse muuttaa kerralla. Valitse yksi kohde, mieluiten laadusta välittävä asiakas, ja suorita siellä lyhyt auditointi joka viikko kuukauden ajan. Käytä samaa tarkistuslistaa, samaa järjestystä ja samaa pisteytystä.
Neljän viikon jälkeen sinulla on perustaso, luettelo toistuvista ongelmista ja todellisia todisteita jaettavaksi asiakkaalle. Se riittää yleensä perusteluksi käyttöönotolle kaikissa kohteissa. Inspect it -siivoustarkastusohjelmisto sisältää valmiita siivouspohjia, toimii offline-tilassa ja siihen on 14 päivän ilmainen kokeilu ilman luottokorttia.
Mike
Tuotejohtaja (CPO), Inspect it
Mike johtaa tuotekehitystä Inspect it -yrityksessä, mukaan lukien Inspect AI:n takana olevaa tiimiä. Hän työskentelee tiiviisti asiakkaiden kanssa muuttaakseen arkipäivän tarkastusongelmat ominaisuuksiksi, jotka säästävät aikaa paikan päällä ja tekevät raporteista luotettavampia.
Tutustu seuraavaksi: Siivoustarkastusohjelmisto toimistosiivoustiimeille. Katso, miten Inspect it hoitaa laatuauditoinnit, uudelleensiivoukset ja asiakasraportoinnin, ja Inspect AI muuttaa valokuvat ja ääniviestit havaintoluonnoksiksi esimiestesi tarkistettavaksi. Hallinnoitko kokonaisia rakennuksia? Lue aiheesta kiinteistötarkastusohjelmisto.
